Como lo vimos en nuestra primera entrega, no es poco lo que se ha hecho desde las Cámaras de Comercio del país para digitalizar el acceso a los servicios propios del registro mercantil. Sin embargo, estas no son las únicas entidades que han dado pasos en ese sentido. La Superintendencia de Sociedades (Supersociedades) ha hecho su parte y, en línea con un juicioso proceso de digitalización de la relación entre compañías y Estado, ha venido implementando una serie de propuestas y proyectos para acercarse al ciudadano mediante el uso de nuevas tecnologías de la información y como parte de su plan de modernización y agilización de trámites.
En esa línea, hemos sido testigos de cómo, desde la implementación del expediente digital, se han aumentado las demandas societarias al interior de la entidad, permitiendo radicar a través de la plataforma o incluso vía correo electrónico una demanda, así como también consultar y gestionar procesos ante las delegaturas de procedimientos mercantiles y de insolvencia. Lo anterior sin duda alguna ha contribuido a una descongestión judicial, sentando un precedente y un ejemplo para la rama judicial y su tarea, aún pendiente, de implementar el expediente digital, permitiéndole a su vez a la Superintendencia de Sociedades darse a conocer ante los ciudadanos como el tribunal especializado en materia societaria.
Más allá del expediente digital y de la baranda virtual, servicio que le brinda información a los usuarios sobre trámites que se adelantan ante la entidad, en la página de la Supersociedades se pueden encontrar dos sistemas que funcionan realmente bien; uno es el Portal de Información Empresarial (PIE) que permite consultar los estados financieros a partir de 2015 (antes existía el SIREM) de aquellas compañías que le reportan información a la Superintendencia de Sociedades, y el otro es el Sistema de Recaudo Integrado (SRI), mediante el cual las compañías pueden cancelar mediante Pago por Servicio Electrónico (PSE) sus obligaciones pendientes de pago ante la entidad.
Hay además otros instrumentos muy útiles como la expedición en línea del certificado de estado de una sociedad, herramienta mediante la cual se puede solicitar a la Supersociedades la acreditación del estado (Inspección, vigilancia o control) de una sociedad ante dicha entidad y la fecha en la que se encuentra en dicho estado, el calendario de programación de audiencias, servicio que le permite visualizar las audiencias que se van a celebrar al interior de la entidad en una fecha específica, y el chat, que se divide en dos grandes servicios: un chat general de atención al ciudadano para brindar información general y atender PQRS y un chat temático y de foros, que funciona mediante salas de chat y foros sobre temas específicos que le permiten a los ciudadanos conocer sobre temas de su interés previamente programados por la entidad.
Pero, más allá de la implementación de todas las herramientas anteriormente señaladas, hay un gran avance de la Superintendencia de Sociedades sin precedentes en nuestro país para una entidad de orden gubernamental, y es el uso e implementación de inteligencia artificial para el desarrollo de un programa o herramienta. Dicho programa o herramienta es conocido como SIARELIS y le permite tanto a la delegatura para procedimientos mercantiles como a los ciudadanos, recibir asesoría para decidir y explorar soluciones en materia de litigio societario. En esa medida, el “robot” da una respuesta específica basada en antecedentes judiciales iguales o similares al caso concreto que, por un lado, le permiten al juez sustentar su decisión final y, por otro lado, le permiten al ciudadano conocer el desenlace más probable de su caso en el evento de decidirse por un litigio. Frente a esto, es importante recordar que ningún otro tribunal en américa latina posee una solución tecnológica igual o similar, lo que pone a la Superintendencia de Sociedades, como tribunal especializado en materia societaria, a la vanguardia de la digitalización societaria en américa latina y el caribe. Esta herramienta merece un análisis más profundo, el cual realizaremos en una siguiente ocasión.
Finalmente, retomando el informe realizado por el ICLEG sobre digitalización del Derecho de Sociedades en la Unión Europea, y recordando que dicho informe se centró básicamente en: i) estudiar la digitalización de las comunicaciones entre compañía y Estado y; ii) analizar las comunicaciones electrónicas entre compañía, accionistas y grupos de interés, ya visto cómo funciona en la actualidad en Colombia la digitalización de las comunicaciones entre compañía y Estado, en nuestra próxima y última entrega sobre la materia, analizaremos cómo va la digitalización en las comunicaciones entre compañía, accionistas y sus grupos de interés y daremos algunas propuestas sobre lo que se podría hacer para continuar a la vanguardia en nuestra región.