La digitalización del derecho societario en Colombia: ¿cómo vamos y que falta por hacer?

En mayo de 2014, la Comisión Europea (CE), por intermedio de la Dirección General de Justicia y Consumidores (DG JUST) -Dirección encargada de desarrollar y aplicar las políticas de la CE en materia de justicia, derechos humanos, igualdad de género y consumidores-, creó el grupo informal de expertos en Derecho de sociedades y gobernanza empresarial (ICLEG por sus siglas en Inglés) con el fin de trabajar en la creación de nuevas iniciativas que permitieran mejorar los mecanismos vigentes en materia de derecho societario y gobierno corporativo.

En línea con la misión encargada al ICLEG, la CE le solicitó a dicho grupo de expertos que abordará la temática entorno a la digitalización del derecho societario. Fue así como en marzo de 2016 el ICLEG publicó el informe sobre la digitalización del Derecho de Sociedades en la Unión Europea. 

Dicho informe se centró en: i) revisar la regulación vigente en materia societaria al interior de la Unión Europea; ii) establecer los principios rectores en materia de digitalización del derecho societario; iii) estudiar la digitalización de las comunicaciones entre empresa y Estado; y iv) analizar las comunicaciones electrónicas entre la empresa, sus accionistas y en general sus grupos de interés.

Pero, ¿cómo va Colombia en su proceso de transformación digital en materia societaria?, ¿qué podemos sacar de dicho informe como base para hablar de una digitalización del derecho societario en nuestro país? Para sorpresa de algunos, Colombia ya ha dado algunos pasos y, mediante una serie de entregas, pretendemos hacer visible lo que ya se ha logrado y lo que todavía falta por hacer. 

Lo primero es reconocer que el Registro Mercantil de nuestro país es uno de los más avanzados en el uso e implementación de herramientas tecnológicas en Latinoamérica y el Caribe. Las principales cámaras de comercio de nuestro país -por no hablar de todas- cuentan con páginas web que les suministran a los comerciantes una serie de servicios que no tienen nada que envidiarles a otros registros mercantiles del mundo. Consideremos algunos:

• Los comerciantes tienen al alcance la posibilidad de verificar de manera gratuita la homonimia antes de solicitar la inscripción de un nuevo comerciante (persona natural, sociedades comerciales o establecimientos de comercio). Este servicio les permite conocer ex ante la existencia de un comerciante con un nombre idéntico al pretendido y corregir o modificar el nombre pretendido antes de incurrir en gastos.  

• Con la puesta en práctica desde mediados de 2015 por las principales cámaras de comercio del país (la Cámara de Comercio de Bogotá (CCB) lo implementó desde el 2012) del servicio de generación electrónica de Certificados de Existencia y Representación Legal, el país logró agilizar un trámite sencillo que resultaba engorroso por el desplazamiento y las filas, permitiendo un acceso más eficiente al servicio mediante el uso de herramientas tecnológicas como el mensajes de datos y la firma electrónica.

• Mediante el RUES se tiene la posibilidad de consultar gratuitamente el expediente de un comerciante antes de solicitar un certificado de existencia y representación legal, lo cual entre otras cosas incluye, el estado de un comerciante, NIT, tipo de sociedad u organización, representantes legales inscritos, entre otros. 

• Existe también la posibilidad de acceder a través de la página web al servicio de consulta del estado del trámite de inscripción de documentos ante el registro mercantil de manera gratuita. Este servicio permite conocer casi que en tiempo real el estado de cualquier trámite ante el registro mercantil y, en dado caso, las razones para su devolución.

• Los comerciantes tienen la posibilidad tanto de renovar su matrícula mercantil y las de sus establecimientos de comercio, como de cancelarla de manera virtual. 

• La CCB implementó la posibilidad de cumplir con la inscripción de los libros de comercio de manera electrónica. 

• Por último, la CCB implementó también el servicio de asistencia virtual que le permite al comerciante elegir un modelo de acta de acuerdo con sus necesidades y radicarlo de manera virtual para que sea revisado por los abogados de la CCB sin necesidad de desplazarse. 

Estos son solo algunos de los servicios que en la actualidad prestan de manera virtual algunas de las cámaras de comercio, entidades a cargo del registro mercantil en Colombia, y que, aunque aún falta, son un gran ejemplo de uso efectivo de las tecnologías al servicio de los ciudadanos. 

Otro gran reconocimiento se lo lleva la Superintendencia de Sociedades que, como parte de una política de los últimos Superintendentes de construir sobre lo construido, ha venido implementando hace ya algunos años una serie de cambios que tienen como base el uso y acceso a sus servicios mediante la implementación de herramientas electrónicas, tal y como lo veremos en nuestra próxima entrega.